工程项目中的文档管理并不只是简单的文件管理。它对于项目管理的每个环节几乎都必不可少，包括制定时间表、合同、承包商关系、财务，甚至项目交接。它决定了计划和变更能否有效传达，并会影响审核和及时付款。多如牛毛的文件和加重的风险任何一名经验丰富的专业人士都可以作证，建筑行业充斥着大量文件，而且数量还在不断暴涨。低效率的文件查找、不安全的文件共享，以及无法确认所有参与方使用的文件是否为最新版，这些问题加剧了建筑业的风险，文档管理之重已经让它无法承受。
好消息是，如今的文档管理几乎可以完全数字化，从而消除了堆积如山的纸张以及随之而来的复杂性和风险。不太妙的消息是，即使有了自动化技术，文件仍很难查找和管理，因为大多数系统并不是为建筑业专门构建的，无法满足该行业的苛刻要求。
下文总结了一些工程建设领域中文档管理可能会步入的误区，并列出了组织在寻找解决方案时应注意的问题。
1.“失物招领”戏码
使用错误版本的文档会使公司蒙受重大损失，文件的“失物招领”会浪费大量时间。在文件服务器上粗略搜索文件夹和手动比较文档版本程序繁琐且耗时，它依赖个人的记忆力，容易出错。
不过，具有全面元数据搜索功能的无文件夹文档控制系统可以帮你记忆，并消除文件夹或文档重复或放错位置的可能性，从而避免团队成员使用过时信息的风险。
2.审批移交环节的“隐性成本”
真正的文档管理不只是将文件存储在服务器上。文件服务器无法系统化执行审批流程，每一次回溯审批的暂停都会给项目路径留下多一重痕迹。
可巧妙利用文档元数据的系统能够使用户轻松将文档放入预定义但用户可配置的工作流中，然后将其锁定，这样就不会在处理过程中更改文档。
此外，随着项目的进展，系统应能标记用于移交的文档，从而简化最后一步操作。在项目结束时，可以使用此移交标记将所有相关文档放入单个参考目录，并在用户界面中显示链接内包含的内容，以简化审查。
3.系统间的对立与孤立
真正的文件控制要求所有相关方使用同一个系统。如果项目的所有相关方不在同一个系统上，那么文件的恢复就会变得非常费力且耗时。
而且，几乎不可能实现有效的审计更改和重构关键事件。文件历史可能会丢失，重要的文件可能不见踪影，从而导致财务风险和诉讼可能性增加。
确保所有参与者的文件全都保存在一个统一的系统中可以促使项目顺利移交，同时提供全面且可审核的历史记录，以便为资产的未来管理提供支持。
4. 对沙箱 (sendbox) 的不满
有效的协作是确保项目成功的基石。然而，当下的许多解决方案都以集线器式 ( hub-and-spoke )架构为构建基础，这种架构会妨碍相关方之间的信任，而信任是成功协作的基本要素。
这些解决方案通常会授予出资的总承包商或所有者对所有文件的管理访问权限，而不考虑其他相关方的意愿。项目团队需要一个基于普遍公平性的平等竞争环境。
最理想并且可行的方法是使用单个协作系统，它可以授予所有相关方对其各自数据的控制权，并且没有任何相关方的权限优于其他人。
5. 漏洞
大多数传统文档管理系统都会默认打开所有文件夹，这就需要组织为正确提供和管理访问权限承担风险与责任。
但犯错很容易，不经意间为某一方提供了他本不该享有的对其他方内容的访问权限，往好了说，这可能会让情况陷入尴尬，往坏了说，这会引发法律与合同问题、经济损失以及项目延误。
借助为促进普遍公平性而构建的文档管理解决方案，例如 Oracle Aconex ,每个组织都将拥有自己的专属工作区，这些工作区已自动配置到系统中并且不会被破坏。每个组织都可以在自己的工作区全权管控自己的数据，并管理自身权限以及为员工分配的访问权限。
此外，所有访问权限对发布者都是透明的。这种方法会加强信任并促进合作。流程是关键流程最为重要，而且文档管理的价值远远超出了将原来的纸质文档进行数字化、上传和存储等这些简单任务。最佳解决方案可以实现有效的文件控制流程，同时使团队能够轻松访问可靠的正确信息。
项目团队应能够查看其工作的全部历史（例如，在此过程中进行了哪些更改，谁进行了更改以及何时进行了更改），并且可以在同一系统中查看所有操作记录，以显示整个决策树以及自始至终的工作进度。
本文作者，Frank Malangone，SENIOR DIRECTOR, PRODUCT AND INDUSTRY STRATEGY。本文转载至Oracle CEGBU Blog。
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